ASSISTANT (E) ADMIN-FIN

AVIS DE VACANCE DE POSTE N° 007/SK/CHWID/RDC/08/BM/2024 RECRUTEMENT EXTERNE ET INTERNE

Titre de poste	ASSISTANT (E) ADMIN-FIN
Superviseur hiérarchique	MANAGER HR & COMPTABLE
Lieu d’affectations	BUKAVU
Type de contrat	CDD (6 mois) avec possibilité de renouvellement après évaluation
Date de Publication	Le 5 septembre 2024
Date limite de dépôt de candidatures	Le 17 septembre 2024 à 16H00
Poste à Pouvoir	A l’immédiat
Eligibilité à la délocalisation	Non éligible à la délocalisation

I. Contexte et justification

Child & Women International Development, en sigle CHWID est une organisation internationale en caractère humanitaire et de développement bien établie et enregistrée en vertu du droit canadien. Avec une présence permanente en République démocratique du Congo (RDC), CHWID met
actuellement en œuvre un important programme intégré de nutrition dans l’est du Congo, financé par la Banque mondiale. CHWID a développé des relations solides avec les communautés, les autorités provinciales et les partenaires des agences des Nations Unies, des ONG internationales et des ONG locales. En tant que membre actif des groupes sectoriels de la nutrition et de la sécurité alimentaire. CHWID apporte une solide connaissance institutionnelle et une vaste expérience des interventions humanitaires en RDC.

La mission de CHWID est de fournir une assistance humanitaire et de mettre en œuvre des actions de développement et de charité pour les populations vulnérables affectées par l’oppression politique, ethnique, économique ou sociale, les guerres, les catastrophes, les menaces écologiques, ou d’autres situations d’urgence et de sous-développement. En RDC, CHWID a répondu efficacement aux besoins des communautés touchées par le conflit dans les régions du nord-est, aidant 442 459 bénéficiaires par la réhabilitation de routes et le soutien nutritionnel. Dans la province du Sud-Kivu, les projets financés par la Banque mondiale ont conduit à la mise en place d’initiatives communautaires contre la malnutrition, à la formation de plus de 4 812 agents de santé communautaires, à des activités génératrices de revenus (AGR) et à la création d’écoles de démonstration sur le terrain, démontrant ainsi la capacité et les ressources du CHWID.

En vue de la constitution d’une équipe efficace et dévouée pour l’attente des objectif escomptés, CHWID procède au recrutement d’ un Assistant (e) ADMIN-FIN.

II. Description du poste

Sous la supervision directe des responsables des ressources humaines et du comptable, l’objectif global du poste est de s’assurer certaines tâches administratives, de gestion des ressources humaines et financière du projet/programme, l’Assistant (e) ADMIN-FIN a pour mission et activités ci-après :
a) Gestion fiable, rapide et efficace des dossiers administratifs

• Préparer et signer les ordres de mission des équipes terrain en déplacement ;
• S’assurer que chaque staff a soumis à son superviseur direct pour approbation, sa fiche ou feuille de présence et que cela est déposé au secrétariat ;
• Elaborer et mettre en place un tableau de suivi des contrats avec les tiers ;
• Suivre le renouvellement des contrats avec les tiers selon les procédures établies, en soumettant à temps le dossier à la coordination ;
• Suivre le renouvellement des contrats de staff du projet ;
• Appuyer les RH dans les déclarations des taxes et impôts pour que celles-ci soient faites dans les délais légaux et qu’elles sont présentées à ses superviseurs directs ;
• S’assurer de la légalité des contrats de location, que leurs termes, et que les locaux loués correspondent aux standards de CHWID et que par ailleurs les négociations soient ouvertes et transparentes ;
• Accomplir toutes autres tâches compatibles à vos qualifications qui pourraient lui être confiées par ses supérieurs.

b) Appui à la gestion administrative du personnel

• En collaboration avec la coordination le responsable des RH et la coordination, assurez le respect et le suivi des obligations légales dans la gestion administrative de l’organisation ;
• Participer au processus de recrutement du personnel sous la supervision du responsable des RH;
• De la tenue du registre des présences, de sorties, des absences et des congés du personnel ;
• Rédiger les projets de réponses aux correspondances diverses ; les soumettre à la coordination pour correction éventuelle avant signature ;
• S’informer de manière proactive de toute évolution du cadre légal;
• Assurer avec discrétion le classement des dossiers administratifs et financiers de l’organisation;
• Assumer la responsabilité du système de classement et appliquer la procédure d’archivage ;
• Prendre connaissance du courrier et le trier en fonction des priorités et le redistribuer aux concernés.

c) Assurer certaines taches des finances

• Préparer les dossiers de paiement à faire valider par la coordination et préparer les chèques et ordres de paiement et les faire approuver par les signataires aux comptes ;
• Gérer la petite caisse du projet en collaboration avec la caissière ;
• Participer à l’organisation administrative et logistique des séminaires/ateliers des projets/programme et de CHWID ;
• S’assurer que les paiements soient faits à temps et pour un montant exact et qu’en même temps, les risques de sécurité soient minimisés ;
• Veiller au respect des procédures d’exécution des dépenses ;
• Assurer un suivi régulier de la situation de trésorerie, des caisses du bureau ;
• S’assurer que les soldes en caisse soient suffisants pour opérer quelques jours selon les circonstances ;
• Participer au besoin, aux panels de sélection des fournisseurs ;
• Respecter et contribuer à faire respecter toutes les politiques de l’organisation en matière de gestion des ressources humaines, matérielles et financières.

III. Qualifications et compétences requises pour le poste

• Être de nationalité congolaise (RDC) ;
• Avoir un intérêt pour l’avancement de sa communauté ;
• Avoir un BAC+4 en Economie, Comptabilité, Administration et Finance, ou tout autre domaine connexe ;
• Capacité d’organisation et de gestion de temps y compris la capacité à prioriser les actions ;
• Connaissance et compréhension d’un ensemble complexe de règles, directives et procédures financières et administratives ;
• Connaissance des procédures propres à l’organisation en matière de préparation de documents et de formulaires administratifs ainsi que pour la création et la tenue à jour des systèmes de classement ;
• Bonnes facultés d’analyse ;
• Aptitude à raisonner et à faire preuve de discernement ;
• Bonne connaissance des lois ;
• Maitrise du français à l’écrit comme l’oral, une très bonne connaissance des langues locales est un atout, une connaissance de l’anglais sera une valeur ajouter ;
• Avoir une bonne expérience des projets de lutte contre la malnutrition chronique ;
• Avoir une bonne maitrise de la province du Sud-Kivu ;
• Créativité, sens de l’initiative et autonomie dans le travail ;
• Disponible à motiver et accompagner la communauté, bon esprit d’équipe ;
• Capacité à travailler dans un contexte politique/sécuritaire instable ;
• Capacité a travailler sous pression et de façon autonome ;
• Avoir la capacité de la conduite de la moto ;
• Avoir au minimum 3(trois) ans d’expérience sur la gestion de ressources humaine et finance avec des organisations nationales et internationales ;
• Avoir le sens de responsabilités et professionnalisme ;
• Avoir une bonne capacité de travailler en équipe ;
• Avoir une bonne et efficace maitrise de communication ;
• Aptitude à tenir des registres financiers et à préparer des rapports et des états comptables ;
• Créativité, sens de l’initiative et autonomie dans le travail ;
• Bonne Maîtrise des logiciels informatiques (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) et capacité à utiliser d’autres logiciels requis par le Bureau ;
• Disposition à motiver et accompagner les équipes, bon esprit d’équipe ;
• Capacité de travailler sous pression et de façon autonome.

IV. Egalité des chances pour l’emploi

CHWID est un employeur qui prône l’égalité des chances et qui accorde une grande importance à la diversité et à l’inclusion. Nous nous efforçons de développer et de maintenir une culture qui honore les perspectives et les identités de nos employés, de nos communautés et de ceux qui sont touchés par notre travail.

Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur une caractéristique protégée, notamment la race, la religion, la couleur, l’origine nationale, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’expression de genre, l’âge, l’état civil ou le statut d’ancien combattant, la grossesse ou le handicap, ou toute autre caractéristique protégée par la législation en vigueur. Conformément à la législation en vigueur, nous prenons des mesures raisonnables
pour répondre aux pratiques et croyances religieuses des candidats et des employés, ainsi qu’à leurs besoins en matière de santé mentale ou de handicap physique.

CHWID est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi, de l’action positive, des personnes handicapées et des anciens combattants.

V. Sauvegarde et éthique

CHWID s’engage à garantir que toutes les personnes avec lesquelles nous entrons en contact dans le cadre de notre travail, qu’il s’agisse des membres de l’équipe, des membres de la communauté, des participants au projet ou d’autre personnes, soient traitées avec respect et
dignité. Nous sommes attachés aux principes fondamentaux relatif à la prévention de l’exploitation et des abus sexuelle énoncés par le secrétaire général des nations unies et l’IASC. Nous ne tolèrerons pas l’abus d’enfants, exploitation sexuelle, l’abus ou le harcèlement par ou des membres notre équipe. Dans le cadre de notre engagement en faveur d’un environnement de travail sur et inclusif, les membres de l’équipe doivent se conduire
de manière professionnelle, respecter les lois et coutumes locales et adhère aux politique et valeur du code de conduite de CHWID à tout moment.

CHWID participe au programme inter-agences du système de divulgation des fautes professionnelles du Comité directeur pour la réponse humanitaire (CSDH). Conformément à cela, nous demanderons aux employeurs précédents d’un candidat des informations sur toute conclusion d’exploitation sexuelle, d’abus sexuel et/ou de harcèlement sexuel pendant l’emploi, ou les incidents faisant l’objet d’une enquête lorsque le candidat a quitté son emploi. En soumettant une candidature, le candidat confirme sa compréhension de ces procédures de recrutement.

VI. Comment Postuler

Les personnes intéressées sont invitées à envoyer leurs candidatures en format PDF (Lettre de motivation, CV de 3 pages maximum, copies des titres académique, copies des attestations de services rendus, copie de la pièce d’identités, une copie de la carte d’ONEM pour les sans emplois et une copie du permis de conduite) au lien suivant https://www.dropbox.com/request/Vpyye3dJOaj3qXUzjHK9, l’attention du chef de programme au plus tard le 17 Septembre 2024 à 16H00, heure locale.

NB : les candidatures féminines sont encouragées. Seuls les candidats présélection seront invités à prendre part à un éventuel test technique écrit, suivi d’une interview individuelle au candidat ayant satisfait au test technique écrit. Les dossiers incomplets ne seront pas pris en compte.

CHIWD ne perçoit pas de frais de quelque nature que ce soit à aucun stade du processus de recrutement (dépôt, traitement des candidatures, test technique, interview, etc). Nous vous recommandons donc de refuser systématiquement toute demande d’argent requise a ce sens pour votre dossier de candidature.
Pour toute plainte, conseils en toute confiance, veuillez signaler à l’adresse mail plaintes@chwid.org

Cette invitation ne constitue nullement un engagement de la part de CHWID. Elle se réserve le droit de rejeter une partie ou l’ensemble des candidatures reçues si aucune ne répond à son attente.